――Zohoを導入する前、社内にはどのような課題がありましたか。

当社の業務システムは、Excelから始まり、オンプレミスのFileMaker、その後は自社でフルスクラッチ開発したシステムへと移り変わってきました。

しかし、長く使い続ける中でシステムが老朽化し、業務の変化に合わせて柔軟に運用できるクラウドサービスを探すようになりました。

そこで候補に挙がったのがZohoです。Zohoには多くのサービスがあり、それぞれを組み合わせて利用できます。自社の業務に合わせて設定を変えられるため、これまで想像していなかったような仕組みも、自分たちでつくれるのではないかと感じました。

2018年に翻訳事業部で利用を始め、それに伴って私自身もZohoに関わるようになりました。

――実際にZohoを導入して、どのようなところに魅力を感じましたか。

自社で項目や画面を変更し、必要な仕組みをすぐに試せることです。変更した内容がすぐに反映されるため、何度でもテストしながら改善できます。

たとえば当社では、Zoho CRMを案件仕様書のようにカスタマイズしています。翻訳業務の場合、翻訳する言語や文章の文字数、納品ファイルの形式、図表翻訳の有無など、案件ごとに確認すべき情報が数多くあります。

それらをZoho CRMの商談情報として登録し、「翻訳業務カルテ」として確認できるようにしました。商品や業務に合わせて画面を構成できる柔軟さは、大きな魅力だと感じています。

外部へシステム改修を依頼しなくても、自分たちで試行錯誤できるようになったことで、開発にかかる時間や費用の削減にもつながりました。

――Zohoの活用を広げる中で、特に試行錯誤したことを教えてください。

私自身の「もっと楽をしたい」という思いから、Zoho FormsやZoho Flowなどを使った業務の効率化に取り組みました。

現在は、Zoho CRM による顧客・商談管理、Zoho Booksによる販売管理をはじめ、Zoho Campaigns、Zoho Forms、Zoho SalesIQ、Zoho Sign、Zoho WorkDrive、Zoho Writerなど、10を超えるZohoサービスを活用しています。

なかでも積極的に活用しているのがZoho Formsです。一般的なお問い合わせフォームとしてだけでなく、自社の業務に合わせた独自の活用方法として、交通費精算など、社内で承認が必要な申請にも利用しています。

申請者がフォームへ入力すると、上司と社長による承認を経て、総務へ振込依頼が届きます。申請データはZoho WorkDrive 内のZoho Sheetへ自動的に保存され、申請書のPDFやレシートなどの添付書類も、申請番号や氏名、日付ごとのフォルダに整理される仕組みです。

ただ、最初から思いどおりに運用できたわけではありません。

以前のZoho Formsでは、承認者を選ぶことはできても、申請内容に応じて通知先を振り分けることができず、承認者に全社員分の申請通知が届いていました。これは社内でも悩みの種でした。

その後、Forms の機能アップデートによって承認通知を振り分けられるようになり、現在の運用を実現できました。私たちにとっては、本当に「歓喜の瞬間」でした。

こうした機能の変化も確認しながら、自社に合う仕組みを少しずつつくってきました。

※Zoho には、経費管理に特化したサービス「Zoho Expense」もあります。ここで紹介したのは、株式会社コンテックスがZoho Forms を活用し、自社の申請・承認フローに合わせて構築した運用事例です。

――運用上の壁に直面したとき、コミュニティはどのような存在でしたか。

私が最初に参加したコミュニティイベントは、Zoho ユーザー同士が課題を持ち寄る「Zoho ワークアウト」でした。

知り合いの先輩ユーザーさんに誘っていただいたのですが、当時はまだZoho CRM の設定も開発も満足にできませんでした。そのため、「そのような自分が参加しても場違いではないか」と思い、実は数カ月ほど参加をためらっていました。

しかし、一度参加してからは印象が変わりました。

分からないことや、実現したいことを相談すると、ほかのユーザーの皆さんが、それぞれの経験をもとにアドバイスしてくださいました。Zoho Forms やZoho Flow を使って業務を効率化しようとする中で壁にぶつかったときも、ワークアウトで何度も相談に乗っていただきました。

初めて参加したことをきっかけに、ユーザー交流会やZoholicsなど、ほかのコミュニティイベントにも参加するようになりました。

――特に印象に残っている学びはありますか。

Zoho CRMで利用できるDelugeというプログラミング言語の勉強会です。

Delugeを使えるようになりたいと思っていましたが、最初は「難しそう」という印象が強く、なかなか踏み出せずにいました。そこで、Zoho ワークアウトのアドバイザーとして活動されている方々に講師となっていただき、基本から丁寧に教えていただきました。

それまで大きく見えていた「難しい」という壁が、少し低くなったように感じました。

すぐに何でもできるようになったわけではありませんが、分からないことを相談できる人がいることで、「もう少し試してみよう」と思えるようになりました。自分一人では踏み出せなかったことにも、挑戦できるようになったと思います。

――コミュニティとの関わりによって、箕輪さんご自身にはどのような変化がありましたか。

最初は、他の方のお話を聞いたり、分からないことを教えていただいたりする立場でした。

その後、自分でもさまざまなZoho サービスを使い、社内の業務へ取り入れていく中で、少しずつ知識や経験が増えていきました。すると今度は、自分が経験したことを、ほかのユーザーの方へお伝えする機会が生まれました。

こうした活動を続けてきたことが、ゾーホージャパンのコミュニティアンバサダーに選出していただけた理由の一つではないかと思っています。

コミュニティでは、「聞いているだけ」から「教わる」へ、そして「教える」へと、関わり方が自然に変化していきます。

自分だけが知識を得るのではなく、教えていただいたことや、自分が試して分かったことを、次の誰かに伝えていく。そこに、温かい学び合いの文化を感じています。

――箕輪さんご自身の変化は、会社にどのような影響を与えましたか。

翻訳事業部で始まったZohoの利用は、その後、全社へと広がりました。

現在はZoho CRM とZoho Books を連携し、どのお客さまが、いつ、どの商品を購入されたのか、案件ごとの粗利まで一元的に把握できるようになっています。

ダッシュボードやレポートで情報を視覚的に確認できるため、営業やマーケティングの会議に向けて別の資料を用意せず、画面を共有するだけで話し合える場面も増えました。

また、Zoho Flow を使い、商談情報からZoho Booksの見積書を作成したり、Zoho Projects に案件ごとのプロジェクトやタスクを登録したりする自動化も進めています。

さらに、社内で蓄積してきたZohoの知識や運用経験を生かし、現在はZoho導入支援も事業として行っています。私自身も、その事業を担当する部門に所属しています。

もともとは自社の課題を解決するために始めた取り組みでした。それが今では、ほかの企業の課題解決をお手伝いする仕事にもつながっています。

振り返ってみると、Zoho との出会いは、社内システムを変えただけではありません。私自身の役割や、会社として提供できる価値の幅も広げてくれたと感じています。

――今後、Zohoをどのように活用していきたいですか。

今後は、Zohoを社内の基幹システムとして、さらに活用していきたいと考えています。

Zohoには多くのサービスがあり、それぞれを連携させることで、できることが広がります。一方で、実際に取り組んでみると、分からないことや思いどおりにいかないことも出てきます。

それでも、自分たちで試し、分からないことはコミュニティで相談しながら改善していけることが、Zohoの魅力だと思います。

私自身も、最初から知識や自信があったわけではありません。コミュニティの皆さんに教えていただきながら、一つずつできることを増やしてきました。

設定や運用で壁にぶつかっている方には、「自分にはまだ早い」と思わず、ぜひZoho ワークアウトなどのコミュニティ活動に参加してみてほしいです。

同じような課題を経験した方や、一緒に考えてくれる方との出会いが、次の一歩につながると思います。